试论基层法院的档案管理工作
张智涛
人民法院的档案是国家档案的重要组成部分，真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，是维护法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。随着社会的不断进步，档案的拥有量和使用量日益增多，法院档案的管理工作必须坚持高起点、高标准、高要求，突出规范化、科学化、现代化，不断提高法院档案质量和档案的有效开发和利用，更好地服务审判服务社会。
一、目前基层法院档案管理存在的问题
随着法院档案工作重要性的日益显现，多数基层法院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫，如常州市天宁区人民法院拨出专款建立了400多平方米的档案中心，做到办公、库房、阅卷三分开，购置高新档案密集架等现代化设备，并采取措施强化档案信息化建设，实施电子档案、纸质档案双式管理，取得一定成效。但不可否认的是，目前基层法院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。
1、诉讼档案的数量急速递增。随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准，直接导致基层法院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。如常州市天宁区法院1980年至1990年的库存档案数量为465卷732册，1991年至2000年的库存档案数量为27407卷48351册，到2008年8月，全院库存档案数量已经达到66378卷116953册，其中仅2008年8个月的归档数量即有10452卷18712册，增长速度可见一斑。
2、人员配备相对不足。根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定，各基层法院相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部，这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影响，大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾，导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜，无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。
3、法律规定的相对滞后。最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》（下称《办法》），时至今日，随着社会生活日新月异的变化，世界经济突飞猛进的迅速发展，该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的，保管期限为永久，诉讼标的在五万元以上十五万元以下的，保管期限为长期”，然而随着经济的迅猛发展，诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院，若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准，必将导致档案库存量过大，笔者认为将诉讼标的在一百万元以上作为永久保存，五十万元以上作为长期保存更为适宜。《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件，因被告下落不明，缺席判决就定为永久卷，或是一件标的不满1000元标准的普通案件，仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷，笔者认为不妥，定为短期卷即可。《办法》还规定“经上级法院复查改判的民事、经济、行政诉讼案件定为永久卷”。一般上诉案件有三种结果：维持原判，依法改判、发回重审，而改判又分为部分改判或变更原判决的全部，此项规定较难执行，这样的案卷定为长期卷即可。因此，《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展，人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，根据新形势新特点，重新确定相关管理办法，发挥法院档案利用的实际效益，更好地服务审判。
二、解决问题的相关对策建议
时代在前进，社会在发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求不断创新，如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在诉前、诉中、诉后的有效服务，是提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见。
1、抓领导，积极争取支持
加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系，注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。
2、抓队伍，提高人员素质
注重加强专职档案人员培训，参加上级法院、档案局组织的档案业务培训，并邀请上级档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训，重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导，有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员，应进行手把手地业务指导，使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求，确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊，督促其自觉学习，促使其掌握必要的档案知识。
3、抓质量，严格把好“四关”
为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正，一要把好质量评查关，把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查；二要把好归档关，应对各部门上交的各类档案坚持原则，严格把关，不符合归档要求的，及时指正，并督促整改；三要把好保管关，库存档案要经常检查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固；四要把好利用关，重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率，为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。
4、抓规范，实现长效管理
加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一此借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。
5、抓硬件，完善基础设施
进一步优化档案管理工作环境，在抓好软件建设的同时，尤其要注重硬件设施的达标，严格按照标准要求配置设施，为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用，将所有门类档案逐页扫描进行微机录入，实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档，强化档案网络建设，充分发挥内部局域网优势，进一步开发、利用、调取库存档案。
国家税务总局、国家发展和改革委员会关于印发《外商投资项目采购国产设备退税管理试行办法》的通知
国家税务总局 国家发展和改革委员会
国家税务总局 国家发展和改革委员会关于印发《外商投资项目采购国产设备退税管理试行办法》的通知
国税发[2006]111号
各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、发展和改革委员会，新疆生产建设兵团发展和改革委员会：
根据国务院有关规定，国家税务总局、国家发展和改革委员会联合制定了《外商投资项目采购国产设备退税管理试行办法》。现印发给你们，请认真贯彻执行。
附件：1.符合国家产业政策的外资项目确认书
2.项目采购国产设备清单
3.外商投资项目采购国产设备退税申报表
国家税务总局 国家发展和改革委员会
二○○六年七月二十四日
外商投资项目采购国产设备退税管理试行办法
第一章 总则
第一条 为鼓励外商投资项目使用国产设备,明确职责和操作程序,规范和加强外商投资企业采购国产设备退税的审批管理,根据国务院有关规定，制定本办法。
第二条 发展和改革委员会（包括国家、省级，下同）负责办理《符合国家产业政策的外商投资项目确认书》（见附件1，以下简称“项目确认书”）和作为项目确认书必备附件的《项目采购国产设备清单》（见附件2，以下简称“设备清单”）；国家税务局（包括省级、地市级，下同）负责外商投资企业采购国产设备退税的认定、审批工作。
第二章 享受退税的范围
第三条 享受国产设备退税的企业范围是指，被认定为增值税一般纳税人的外商投资企业和从事交通运输、开发普通住宅的外商投资企业以及从事海洋石油勘探开发生产的中外合作企业。外商投资企业包括中外合资企业,中外合作企业和外商独资企业。
外商投资企业以其分公司（分厂）的名义采购的自用国产设备，由该分公司（分厂）向所在地主管退税机关申请办理退税。
对外合作开采海洋石油资源的中外合作油气田项目，由合作油气田的作业者、作业机构或作业分公司申请办理退税。
按规定应实行扩大增值税抵扣范围的外商投资企业在投资总额内采购的国产设备不实行增值税退税政策。
第四条 享受退税的项目范围
属于《外商投资产业指导目录》中鼓励类和《中西部地区外商投资优势产业目录》（以上两个目录简称“鼓励外资目录”，下同）的外商投资项目（简称“鼓励类外商投资项目”，下同）所采购的国产设备享受增值税退税政策。调整鼓励外资目录时，项目采购国产设备实行退税政策以项目核准时施行的鼓励外资目录为准。
鼓励类外商投资项目在国内采购的国产设备，凡属于《外商投资项目不予免税的进口商品目录》（简称不予免税目录，下同）的，不实行退税政策。国家调整不予免税目录时，设备是否属于不予免税目录范围以购进国产设备的增值税专用发票开具时施行的不予免税目录为准。
鼓励类外商投资项目中的工程项目，若外商投资企业以包工包料方式委托其他企业承建，外商投资企业可与承建企业签订委托购买国产设备协议，其委托由承建企业采购的国产设备并取得增值税专用发票，交由外商投资企业按规定申请办理退税。
第五条 本办法所称国产设备是指鼓励类外商投资项目采购的在中华人民共和国境内生产、作为固定资产管理的设备，包括按照购货合同随设备购进的配套件、备件等。
第三章 项目确认书和设备清单的办理
第六条 发展和改革委员会按照规定权限出具项目确认书。投资总额3000万美元及以上的鼓励类外商投资项目，由国家发展改革委出具项目确认书；投资总额3000万美元以下的鼓励类外商投资项目，由省、自治区、直辖市和计划单列市及新疆生产建设兵团发展改革委（以下简称“省级发展改革委”）出具项目确认书。具体范围包括：
（一）中外合资项目、中外合作项目、外商独资项目；
（二）中外合资企业、中外合作企业和外商独资企业通过增加外方注册资本扩大项目投资总额的增资项目；
（三）中外合作开采的海洋石油勘探开发生产项目。
第七条 项目确认书的办理，需在项目按规定核准并在采购国产设备清单确定以后，由项目业主单位在项目核准后一个月内按程序向省级发展改革委提出申请，并附以下材料。
（一）项目核准文件复印件；
（二）加盖项目单位和初审部门印章的项目采购国产设备清单一式五份（见附件2）；
（三）包括采购国产设备清单的项目申请报告一份；
（四）其他需要说明或提供的材料。
限额以上项目，由省级发展改革委对项目单位、投资总额、采购国产设备总额、设备清单、执行年限、适用产业政策条目进行初审后，向国家发展改革委正式报文提出申请。
第八条 同时符合以下条件的项目，由国家发展改革委外资司或省级发展改革委按照权限出具项目确认书（附设备清单）一式四份（一份存档，三份下发）。
（一）项目属于外商投资产业政策鼓励类；
（二）项目核准符合国家现行外商投资项目管理规定；
（三）申请内容符合项目核准文件要求；
（四）项目符合其他外商投资相关法律法规的要求。
第九条 设备清单原则上应在办理项目确认书时一次办理。
第十条 已经出具项目确认书的项目，在执行中确需变更项目单位、投资总额、采购国产设备额、执行年限和采购国产设备清单等主要事项的，由原出具部门审核同意后出具项目确认书和（或）设备清单变更证明。
第四章 备案登记管理
第十一条 享受采购国产设备退税政策的外商投资企业，应按本办法第十二、十三条规定向其所在地主管退税机关申请办理退税备案登记，其采购的国产设备方可办理退税。已办理完毕出口退税认定手续的，不再单独办理采购国产设备的退税备案登记。
第十二条 外商投资企业在取得发展改革委出具的项目确认书后30日内，应持以下资料,到其所在地主管退税机关申请办理购买国产设备的退税备案登记。
（一）企业营业执照副本复印件；
（二）企业税务登记证副本复印件；
（三）符合国家产业政策的外商投资项目确认书原件；
（四）税务机关要求的其他资料。
第十三条 外商投资企业如发生撤并、变更情况，须于有关管理机关批准撤并、变更之日起30日内，向所在地主管退税机关办理注销或变更购买国产设备的退税认定手续。
第五章 退税申报、审核
第十四条 属于增值税一般纳税人的外商投资企业购买国产设备后,应自购买设备开具增值税专用发票的开票之日起30日内 ,到其主管征税机关认证，未经过认证或认证未通过的一律不予办理退税。
第十五条 外商投资企业应自购买设备开具增值税专用发票的开票之日起90日内，填写《外商投资项目采购国产设备退税申请表》（见附件3）,同时附送以下资料向其所在地主管退税机关申请办理国产设备的退税手续。
(一)增值税专用发票（抵扣联）或“机动车销售统一发票”（仅限于特殊用途的机动车辆）；
(二) 发展改革委出具的《符合国家产业政策的外商投资项目确认书》；
（三）发展改革委出具的《项目采购国产设备清单》；
（四）税务机关要求的其他资料。
第十六条 主管退税机关接到外商投资企业采购国产设备退税的申请后，须将《符合国家产业政策的外商投资项目确认书》与鼓励外资目录的鼓励类外商投资项目及不予免税目录进行核对，对有关凭证进行审核，并实地调查核实设备的购进情况，对审核无误的按增值税专用发票上注明的税额办理退税。如《符合国家产业政策的外商投资项目确认书》与鼓励外资目录的鼓励类外商投资项目及不予免税目录内容不符，主管退税机关不予办理退税，并将有关情况逐级上报国家税务总局。
属于增值税一般纳税人的外商投资企业的退税申请，须在增值税专用发票稽核信息核对无误的情况下，方可办理退税；属于交通运输、开发普通住宅的外商投资企业以及海洋石油勘探开发生产的中外合作企业的退税申请，主管退税机关应对其增值税专用发票进行发函调查，在确认发票真实、发票所列货物已按规定申报纳税后，方可办理退税。
第六章 退税监管
第十七条 主管退税机关在外商投资企业办理退税认定后，应根据《符合国家产业政策的外商投资项目确认书》的有关内容，建立台账，将外商投资企业的项目确认书、设备清单、采购国产设备总额、购进国产设备名称、数量、金额等有关情况登记造册。
第十八条 外商投资企业购进的国产设备，由主管退税的税务机关负责监管，监管期为5年。在监管期内发生转让、赠送等设备所有权转移行为,或者发生出租、再投资等行为的,外商投资企业须按以下计算公式，向主管退税机关补缴已退税款。
应补税款=增值税专用发票上注明的金额×（设备折余价值÷设备原值）×适用增值税税率
设备折余价值=设备原值-累计已提折旧
设备原值和已提折旧按企业会计核算数据计算。
第七章 附 则
第十九条 发展改革委要严格按照有关权限和政策规定出具项目确认书和设备清单。税务机关要严格按照发展改革委出具的项目确认书和设备清单列明的国产设备范围，在对购进国产设备的增值税专用发票审核无误的情况下办理退税。
第二十条 各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局应于每年7月15日前和次年1月15日前将上半年和上年下半年的外商投资项目采购国产设备退税的有关情况上报国家税务总局。
第二十一条 外商投资企业采取伪造、涂改项目确认书和设备清单等手段骗取国产设备退税款的,主管退税机关按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十三条或相关规定处罚。
第二十二条 本办法自2006年7月1日起执行，在此之前已按本办法第三条、第四条范围批准的项目，凡未办理退税的，均应按本办法的规定向发展和改革委员会补办项目确认书和采购国产设备清单，并按本办法的其他规定办理退税手续。过去的规定与本办法不一致的，按本办法执行。
