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电子文件原始性的认定与维护

于泽昕


　　档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。

一、 电子文件原始性的认定

　　对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：

　　（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

　　（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

　　（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

　　（四）、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

　　（五）、电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

　　（六）、目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

　　电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。

二、 确保电子文件原始性的技术措施

　　电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

　　（一）、加密技术

　　电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

　　（二）、签署技术

　　目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令，经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份电子文件确实来自发方，其内容没有被人作过修改，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份电子文件确实是自己发出，对它的生效应负全部责任。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。

　　（三）、消息认证

　　电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度，如６４比特为一段，发方和收方共同选定一个６４比特长的序列及密钥，发方运用这个序列和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”，将电子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计算该电子文件的认证字，如果计算结果和他所收到的认证字一致，即可认定这份电子文件的内容与发出时是一致的，进而证明这份电子文件的原始性、真实性。

　　（四）、身份验证

　　为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如银行系统用户使用个人密码验证，有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问；如果一种验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

　　（五）、防火墙

　　这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡 是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和代理服务等。据行家预测，在不远的将来，加密软件标记和数字签名等认证技术可能会直接做进防火墙中。

　　（六）、防写措施
人力资源和社会保障部


关于做好《中华人民共和国劳动合同法实施条例》贯彻落实工作的通知

人社部发〔2008〕77号


各省、自治区、直辖市人事厅（局）、劳动保障厅（局），新疆生产建设兵团人事局、劳动保障局，各副省级市人事局、劳动保障局，国务院各部门、各直属机构人事劳动保障工作机构：



《中华人民共和国劳动合同法实施条例》（以下简称《条例》）已于2008年9月18日以国务院535号令公布施行。为做好《条例》的贯彻落实工作，现就有关事项通知如下：



一、充分认识贯彻落实《条例》的重要意义



《条例》作为劳动合同法的配套行政法规，在坚持法律确定的立法精神和基本制度基础上，对其中一些原则性的问题做了细化规定，对一些社会存有疑义的问题做了明确规定，针对实践中一些规避法律的问题做了补充规定，进一步增强了法律的可操作性。贯彻落实好《条例》是劳动合同法顺利施行的重要保证，对于全面推进劳动合同制度建设，规范劳动用工秩序，促进劳动关系和谐稳定，推动社会主义和谐社会建设，具有十分重要的意义。各地要充分认识贯彻落实《条例》的重要性和紧迫性，采取切实有效的措施，推动这项工作的顺利进行。



二、加大对《条例》的宣传力度



各地要在当地党委、政府的领导下，把宣传《条例》与继续宣传劳动合同法结合起来，进一步加强宣传引导，不断创新宣传方式，突出宣传的针对性，注重宣传效果。要重点做好十个方面的宣传工作，即：重点宣传制定劳动合同法和《条例》的必要性和重要性；重点宣传制定《条例》的科学、民主立法过程；重点宣传《条例》与劳动合同法立法精神和基本制度的一致性；重点宣传《条例》对依法解除劳动合同情形的规定，消除社会上对无固定期限劳动合同是“铁饭碗”、“终身制”的误解；重点宣传实施劳动合同法和《条例》对依法规范用工的企业不会因此大幅增加用工成本；重点宣传《条例》对规范劳务派遣用工做出具体的规定；重点宣传劳动合同法和《条例》对稳定就业和改善投资环境的促进作用；重点宣传一批模范执行法律的企业，树立守法诚信、依法用工的先进典型；重点宣传认真遵守企业劳动规章制度的劳动者，培养劳动者依法履行劳动合同的意识；重点宣传劳动争议调解仲裁和劳动保障监察的有关规定，引导劳动关系双方特别是劳动者通过法定渠道维护自身合法权益。



三、继续大力抓好学习培训工作



各地要在继续抓好系统内的学习培训，帮助本系统的干部职工全面正确理解《条例》的精神实质的基础上，重点加强对企业经营者的培训工作。要积极会同国资委、工商联、企业联合会等部门和组织，研究制定做好本地企业经营者的培训工作计划，力争今明两年内对辖区内的各类企业经营者普遍轮训一遍。要通过培训，引导企业正确理解法律法规的立法宗旨和具体内容，正确处理促进企业发展与维护劳动者合法权益的关系，增强社会责任意识和依法用工的自觉性。要支持和配合工会组织搞好对各级工会干部的学习培训，进一步提高工会加强法律监督和依法维权的能力。要注重对劳动者特别是农民工的培训，将《条例》等法律法规纳入“阳光工程”、职业技能培训计划等各类培训的内容，提高劳动者依法维权的能力。



四、进一步完善配套法规规章和政策



各地要依照劳动合同法和《条例》的规定，继续全面清理本地区涉及劳动合同管理的法规规章和规范性文件，做好与法律、《条例》的衔接工作。要抓紧制定本地区的实施办法，解决法律实施中的区域差别问题。要积极研究跨地区社会保险转移接续办法和适合农民工特点的养老保险办法，实现劳动合同制度与社会保险制度的协调发展。要进一步研究完善企业经济性裁员、职工档案管理、劳务派遣、非全日制用工等劳动合同制度实施中的具体规定，逐步形成以劳动合同法为基础、以国务院法规和地方法规、部门规章和地方规章为配套、以规范性文件为补充的法律法规政策体系。各省、自治区、直辖市劳动行政部门要将本地区制定配套法规、规章和政策的情况及时报送人力资源和社会保障部。



五、加强对用人单位实施劳动合同制度的管理和服务



各级劳动行政部门要抓住《条例》实施的有利时机，积极推进劳动用工备案制度建设，进一步摸清本地区企业劳动用工底数，建立健全劳动用工数据库，对企业签订、履行劳动合同情况实行动态监管。要大力推进劳动合同签订工作，分类制定不同行业劳动合同示范文本并向社会公布，印制并免费发放适合农民工特点的简易文本，逐户指导、督促辖区内仍没有与劳动者签订劳动合同的企业做好劳动合同签订工作，力争实现各类企业与劳动者普遍依法签订劳动合同，完成全面推进劳动合同制度实施三年行动计划确定的目标任务。要改善和加强对用人单位劳动用工的管理服务工作，指导企业依法建立职工名册，完善劳动规章制度，加强劳动合同签订、变更、解除、终止各个环节的日常管理，实现劳动合同管理的规范化和制度化。要研究开发和推广企业劳动合同管理应用软件，有条件的地区要免费发放，逐步实现企业劳动合同管理的信息化，全面提升企业劳动用工管理水平。



六、进一步加强劳动保障监察工作



各地劳动行政部门要大力加强劳动保障监察执法工作，加大日常巡视检查力度，重点对曾发生过违法行为的企业加强用工监管。要组织开展对用人单位遵守劳动合同法和《条例》情况的专项执法检查活动，认真受理群众举报、投诉案件，对因用人单位违法用工引发的群体性事件要积极应对、主动介入、妥善处理，维护社会稳定。要依法严肃查处违法用工行为，特别是对用人单位不依法订立书面劳动合同、劳动合同缺乏必备条款、违法解除终止劳动合同、不依法支付工资、未依法使用劳务派遣工等行为进行重点查处，切实保证劳动合同法和《条例》的全面贯彻实施。



七、着力做好劳动争议调解仲裁工作



各地劳动争议调解仲裁机构要加强对劳动合同法和《条例》实施中新情况、新问题的研究分析，密切关注劳动争议的新变化，针对突出问题及时采取应对措施。要坚持“预防为主、基层为主、调解为主”的方针，创新调解方式，开展多渠道、多层次、多样化的调解工作，争取将50％左右简易小额案件通过调解解决。要按照劳动争议调解仲裁法的规定，积极稳妥地做好劳动争议仲裁工作，保证办案质量和结案率。加强与人民法院的工作协调，做好裁审衔接工作，畅通援助和救济渠道，切实维护争议当事人的合法权益，促进劳动关系的和谐稳定。



八、进一步加强组织领导



各地要切实加强对做好《条例》贯彻落实工作的组织领导，各级劳动保障部门要加强对基层的工作指导、督促和检查，及时总结推广典型经验，扩大工作效果。劳动关系、监察执法、劳动争议处理、就业、社会保险等部门要加强协调配合，按照职责分工认真履行职能，搞好工作衔接。要加强与建设、卫生、安全生产监督管理等有关部门的沟通和协调，共同督促用人单位执行劳动合同制度。要进一步建立健全协调劳动关系三方机制，加强调查研究，充分发挥三方共同研究解决有关劳动关系重大问题的作用，形成合力，推动劳动合同法和《条例》得到贯彻实施。



人力资源和社会保障部

二○○八年九月二十二日